04.12.2014
Waarschuwing: kortere termijn depot jaarrekening voor DGA’s.
Met de invoering van de nieuwe wetgeving omtrent de zogenaamde Flex-BV’s is een bijkomend effect ontstaan voor de termijn van deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Als de directeur dezelfde is als de aandeelhouder – hetgeen met holding-structuren veelal het geval is – zal de jaarrekening van de holding en van de dochtervennootschap uiterlijk 8 december aanstaande bij de Kamer van Koophandel moeten worden gedeponeerd in plaats van binnen de voorheen geldende termijn tot 31 januari a.s.
De wet schrijft voor dat de jaarrekening in beginsel binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar door de directie moet worden opgesteld (artikel 2:210 lid 1 BW). De aandeelhouders kunnen daarvoor maximaal zes maanden uitstel verlenen (idem artikel 2:210 lid 1 BW), eigenlijk alleen als er bijzondere omstandigheden zijn maar inmiddels is dit gebruik bij vele vennootschappen.
Daarna dient de opgemaakte jaarrekening door de aandeelhouders te worden vastgesteld om vervolgens binnen acht dagen na de aandeelhoudersvergadering te worden gedeponeerd (artikel 2:394 lid 1 BW).
Blijft de vaststelling door de aandeelhouders na de termijn van elf maanden achterwege, dan zal de door de directie opgestelde jaarrekening binnen twee maanden (dus totaal dertien maanden na afloop van het boekjaar) als voorlopige jaarrekening moeten worden gedeponeerd. Deze 13 maandentermijn werd tot nu toe in de praktijk veelal gehanteerd.
Met de invoering van de Flex-B.V. is in artikel 2:210 lid 5 BW een vereenvoudiging voor de vaststelling van de jaarrekening opgenomen. Als de aandeelhouder dezelfde is als de bestuurder (statutair-directeur) van de besloten vennootschap dan geldt het opstellen van de jaarrekening door het bestuur (de ondertekening van de directie) tegelijk als goedkeuring van de aandeelhouders. De hiervoor vermelde extra termijn van twee maanden is dan niet meer van toepassing, zodat de maximale termijn van deponering tegenwoordig elf maanden en acht dagen beloopt.
Het niet tijdig deponeren van jaarrekeningen kan vergaande consequenties hebben voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissementssituaties. Ook kan het aanleiding zijn voor het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst om een onderzoek in te stellen met een mogelijke boeteoplegging van enkele duizenden euro’s.
Het is dus zaak om tijdig te deponeren.
